filtering gmail yuk??

Membuat email memang mudah. Namun ketika email digunakan berlangganan milis, email mulai penuh dan gak beraturan. Sewaktu saya lihat punya temen saya, emailnya tampak rapi. Saya dikasih tahu cara menggunakan filter untuk merapikan email tersebut. Bagus juga, jadi klo nyari email dari milis X, gampang nyarinya. N yang jelas nggak numpuk di inbox utama. Klo di Yahoo! mungkin ada fasilitas semacam ‘folder’. Sedangkan klo di Gmail pake fitur yang namanya ‘label’. Dengan adanya label pada Gmail ini, kita bisa merapikan email milis kita, dan tentunya menggunakan filter yang ada pada Gmail. Mau tahu caranya:-/Gampang kok. Prinsipnya, tiap milis punya kesamaan pada detail emailnya, seperti tujuan email, subject email, asal email dll. Umumnya email milis memiliki subject dengan format [milis]. So, mari rapikan inbox kita dengan filter untuk menata email milis kita.
Biasanya saya menggunakan dua filter untuk satu milis. Yang satu berdasarkan tujuan email, dan yang satunya berdasarkan subject email. Sebenarnya bisa saja kita menggunakan satu filter, berdasarkan tujuan email dan subject. Namun biasanya filternya kurang kuat, masih banyak yang lolos. Sebenarnya bergantung logika apa yang dipakai oleh mail filternya, apakah logika OR atau logika AND. Klo logika OR, berarti gak ada masalah klo kita menggunakan satu filter. Tapi klo pake logika AND, kemungkinan masih banyak yang lolos.
Contohnya begini: ada email dengan detil sebagai berikut:
Mail To : id-ubuntu@googlegroups.com
Reply to : id-ubuntu@googlegroups.com
Mail From : me@email.com
Subject : [id-ubuntu] salam kenal
Tanggal : 01 Mei 2008
……
klo kita menggunakan baik itu satu filter atau 2 filter untuk menyaring email di atas, mungkin tidak ada masalah (dengan catatan, yang difilter adalah ‘mail to’ dan ’subject’). Tapi coba klo misalkan ada email kayak gini:
Mail To : id-ubuntu@googlegroups.com
Reply to : id-ubuntu@googlegroups.com
Mail From : me@email.com
Subject : salam kenal
Tanggal : 01 Mei 2008
……
klo kita menggunakan satu filter dan ternyata mail servernya menggunakan logika AND untuk filternya, mail di atas tidak akan tersaring. Tapi klo memakai logika OR, maka email tersebut masih akan tetap tersaring. Makanya, klo pengen cari aman, pake 2 atau lebih filter, biar makin kuat n mak nyus…:D
Okey, langsung aja langkah2nya. Jangan lupa login dulu ke Gmailnya (ya iya lah… klo nggak login dulu, trus apanya yang difilter donk:p). Sebagai contoh, saya menggunakan milis id-ubuntu (Ubuntu Indonesia) yang ngehost di Google Groups sebagai bahan tes.
Untuk filter yang pertama, kita gunakan tujuan emailnya dulu. Buka salah satu emailnya, dan klik ‘detail’ sehingga muncul kayak gambar di samping. N
Melihat deskripsi lengkap email
setelah itu klik link ‘buat filter’. Lalu copy pastekan dari tujuan email ke filter pada kolom ‘ke’ n klik ‘langkah selanjutnya’ seperti di bawah ini:
Mengisi 'tujuan email' pada filter
setelah itu, klik checkbox ‘Langkahi kotak masuk (arsipkan)’. Tujuannya supaya tidak masuk ke inbox utama, jadi inbox pertama nggak penuh dan nggak beraturan. Pilih juga ‘Gunakan label ini’. Klik drop down menunya. Klo labelnya belum dibikin, pilih ‘label baru’ dan isikan nama label yang cocok, biar nggak bingung belakangan, misalkan aja ‘Ubuntu ID’ (tanpa tanda kutip). Berikan centang juga untuk ‘Gunakan juga filter untuk percakapan xxx…..’ dan klik link ‘Semua’ pada hasil pencarian. Klo ada email yang nggak cocok, buang aja centangnya pada hasil pencarian.
Membuat filter dan memberi label
klo udah, jangan lupa klik tombol ‘Buat filter’.
Sampai disini pembuatan filter sudah selesai. Untuk memperkuat filternya, kita buat filter kedua berdasarkan subjectnya. Seperti yang kita ketahui, alamat milis biasanya mempunyai format subject seperti ini ‘[milis] subject email’. Jadi yang kita masukkan pada kolom subject (pada filter) kita masukkan [milis] aja.
Memasukkan subject email ke filter
Langkah selanjutnya sama seperti pada filter sebelumnya. Centang untuk ‘Langkahi kotak masuk (arsipkan)’ dan ‘Gunakan label ini’ dan isikan dengan label yang sama dengan label pada filter pertama (Ubuntu ID). Sama juga dengan filter sebelumnya, jangan lupa centang juga untuk ‘Gunakan juga filter untuk percakapan xxx…..’ dan klik link ‘Semua’ pada hasil pencarian dan klik tombol ‘buat filter’ untuk menyelesaikan.
Untuk melihat hasilnya, pada bagian sidebar kiri, pada bagian label, cari label kita tadi, yaitu ‘Ubuntu ID’
Hasil akhir filter
Mau memperkuat filternya lagi? Cari aja detail yang sama. Misalkan aja berdasarkan ‘balas ke’ atau klo versi Englishnya ‘reply to’. Intinya cari yang sama.
Ada cara yang lebih baik untuk merapikan email milis? Silakan reply postingan ini. Moga2 yang lain terbantu, amiin… Selamat mencoba, semoga artikel ini berguna:)

Leave a Comment.